CVthèque à jour : des fiches candidats qui se mettent à jour seules
CV, préqualification, campagne d’Actualisation : comment la fiche de chaque candidat se met à jour toute seule dans votre CVthèque, d’où vient chaque information et ce que vous gardez en main.
Une CVthèque à jour est rarement le résultat d’une grande opération de ressaisie. Dans la plupart des équipes, la fiche d’un candidat reste figée au jour où il a postulé, alors que tout ce qu’il a dit depuis permettrait de la compléter. Dans Skillee, la fiche se met à jour toute seule au fil des échanges : lecture d’un nouveau CV, préqualification, réponse à une campagne d’Actualisation. Votre base de candidats reste à jour sans ressaisie.
Voici comment, et ce que cela change pour vos recherches et vos campagnes.
Pourquoi une CVthèque se périme-t-elle si vite ?
Un CV décrit une personne le jour où elle l’envoie. Six mois plus tard, elle a peut-être passé une certification, changé de poste ou recommencé à chercher. Elle le dit souvent elle-même, pendant un appel ou dans un message, mais l’information reste dans une transcription : personne n’a le temps de la reporter sur la fiche.
Qu’est-ce qui met à jour la fiche d’un candidat ?
L’enrichissement automatique des fiches candidats suit les étapes du parcours.
| Échange | Ce qui change sur la fiche | Origine affichée |
|---|---|---|
| Premier CV | Fiche créée : coordonnées, parcours, compétences, langues, certifications, lieu de résidence, résumé IA | CV |
| Nouveau CV | CV ajouté à l’historique des versions, nouveautés ajoutées, résumé réécrit | CV |
| Préqualification terminée | Ajouts et compléments sur le parcours, les compétences, les langues, les certifications ; résumé réécrit | Préqualification |
| Campagne d’Actualisation | Situation, recherche d’emploi, date de début possible ; puis le même enrichissement qu’après une préqualification | Campagne |
| Demande d’arrêt ou de pause | Statut de contact : en pause, ou ne plus contacter | À la demande du candidat |
| Votre modification | Ce que vous changez | Recruteur |
Que retient l’IA après une préqualification ?
Une fois la préqualification terminée et notée, avec au moins la moitié des questions traitées, l’IA relit l’échange (transcription de l’appel ou messages) et la fiche actuelle. Elle propose des modifications ciblées, jamais une fiche réécrite :
- ajouter une entrée absente, comme une certification que le CV ne mentionnait pas ;
- compléter une entrée : un champ vide, ou un complément placé à la suite de la description existante ;
- corriger une valeur, seulement quand le candidat la rectifie lui-même (« c’était en 2020, pas en 2018 »).
Chaque modification doit citer les mots exacts du candidat, et le système vérifie que la citation figure bien dans ce qu’il a dit. Les paroles de l’agent ne prouvent rien, et le score de l’entretien n’entre pas en compte. Aucune entrée n’est supprimée, et les coordonnées, l’adresse et le permis ne sont jamais modifiés par cette étape.
Ne rien changer est un résultat normal. Quand la fiche change, le résumé IA est réécrit pour décrire le profil complet, dans la langue choisie pour les contenus de votre entreprise.
Et pendant une campagne d’Actualisation ?
Une campagne d’Actualisation recontacte des personnes de votre CVthèque sur WhatsApp ou par e-mail pour savoir où elles en sont. Pendant l’échange, la carte « Situation & contact » peut être mise à jour sur trois points, à partir des propres mots du candidat : sa situation (en poste ou sans emploi), sa recherche d’emploi et sa date de début possible. La carte affiche ensuite la date de la dernière vérification, avec la mention « Campagne WhatsApp » ou « Campagne mail ».
Les autres réponses demandées, comme la mobilité ou les prétentions salariales, restent consultables dans la conversation de la campagne. Une fois l’échange terminé, ce que le candidat a raconté de son parcours enrichit la fiche, avec les mêmes règles qu’après une préqualification. Le déroulé des campagnes est détaillé dans notre article sur le vivier de candidats.
Et les informations et documents collectés ?
L’agent de collecte d’informations et de documents travaille pour une offre précise : réponses et pièces rejoignent le dossier de la candidature, sur la page du candidat dans le recrutement. Seules les pièces demandées sont conservées, et chacune est contrôlée : une pièce qui ne correspond pas à la demande n’est pas gardée, une pièce douteuse est marquée À vérifier. Depuis la fiche, l’onglet Historique ouvre chaque candidature.
Comment un candidat qui postule deux fois garde-t-il une seule fiche ?
Quand un nouveau CV arrive, Skillee cherche dans votre CVthèque une fiche avec la même adresse e-mail, ou à défaut le même numéro de téléphone. S’il la trouve, le CV est rattaché à cette fiche :
- il rejoint l’historique des versions, et les précédents restent consultables ;
- les nouvelles expériences s’ajoutent à celles déjà connues, et les doublons sont fusionnés ;
- les coordonnées et le lieu de résidence prennent les valeurs du CV le plus récent, quand il en donne ;
- le résumé IA est réécrit pour tout le parcours.
Si ni l’adresse ni le numéro ne correspondent, rien ne permet de reconnaître la personne : une nouvelle fiche est créée.
Que garde le recruteur en main ?
- L’origine de chaque information. Chaque expérience et chaque formation porte une mention comme « CV · 12/03/2026 » ou « Préqualification · 18/03/2026 ». Au survol, l’historique de ses origines s’affiche, comme pour chaque compétence.
- Un historique complet. L’onglet Historique réunit les candidatures et leurs étapes, les CV importés, les campagnes et chaque changement de situation, par exemple « Situation : Sans emploi → En poste ».
- La main sur la fiche. Vous la modifiez quand vous voulez, et vos modifications sont marquées « Recruteur ». Après un échange, une valeur déjà renseignée n’est remplacée que si le candidat la rectifie lui-même, et une modification faite pendant un enrichissement n’est pas écrasée.
- Le respect des demandes du candidat. S’il demande à ne plus être contacté, ou pas avant une date, la fiche l’enregistre. Cette restriction n’est posée que s’il l’a exprimée lui-même, et elle ne peut pas être levée depuis le Studio.
Pourquoi une CVthèque à jour change-t-elle la recherche et les campagnes ?
Talent Rediscovery part d’une description en texte libre. Il retrouve les profils les plus proches à partir de leur résumé IA, puis note chacun, critère par critère, sur ce que contient sa fiche. Une certification apprise en préqualification devient trouvable, même absente de tout CV. Dans la liste de la CVthèque, vous filtrez aussi sur la recherche d’emploi, le dernier contact ou un rayon autour d’une ville.
Les campagnes en dépendent aussi. Un Réengagement, qui propose une offre, ne s’adresse qu’aux personnes dont la fiche indique une recherche active ou une écoute du marché : une fiche restée « À confirmer » est laissée de côté. C’est justement l’information que remplit l’Actualisation. Et par défaut, une Actualisation n’écrit pas à quelqu’un contacté il y a moins de 90 jours, tous canaux confondus.
Un exemple sur quelques mois
Prenons un exemple fictif : Nadia K. postule chez Logistique Martin, une agence d’intérim lyonnaise, pour un poste de magasinière.
En février, son CV crée sa fiche : deux expériences en entrepôt, le CACES 1, un domicile à Vénissieux. Pendant la préqualification sur WhatsApp, elle écrit : « J’ai passé le CACES 3 en janvier, il n’est pas encore sur mon CV. » Elle ajoute qu’elle gérait les inventaires chez son dernier employeur. Sa fiche gagne la certification, la description de ce poste est complétée et porte la mention « Préqualification », et le résumé est réécrit. Elle n’est pas retenue pour ce poste.
En mai, elle postule à une autre offre avec un CV refait et une nouvelle adresse e-mail. Son numéro n’a pas changé : le CV rejoint sa fiche, sa mission d’intérim s’ajoute, le CACES 3 reste.
En juillet, une Actualisation part sur WhatsApp pour connaître la situation, la recherche d’emploi et la disponibilité des magasiniers. Nadia répond : « Je suis en mission jusqu’à fin août, je cherche un poste fixe, libre à partir du 3 septembre. » Sa fiche passe à « En poste », « En recherche active », date de début possible le 3 septembre.
En août, un client cherche un magasinier avec le CACES 3 près de Lyon. Dans Talent Rediscovery, Nadia remonte grâce à la certification mentionnée en préqualification, et sa recherche active permet de lui proposer l’offre par un Réengagement. Personne n’a rien ressaisi.
Par où commencer ?
La mise à jour des profils candidats ne demande aucun réglage : elle suit les agents que vous utilisez déjà. Chaque CV reçu est lu et structuré, puis le filtrage de CV l’évalue selon vos critères (voir notre article sur le tri de CV par IA). La préqualification enrichit la fiche après chaque entretien (voir comment fonctionne un agent IA de préqualification), et une campagne d’Actualisation remet à jour les profils les plus anciens.
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